Informatie over CORONAVIRUS in relatie tot VRIJWILLIGERSORGANISATIES

& veelgestelde vragen met antwoorden uit Breda

Op deze pagina vind je de laatste informatie over het coronavirus en vrijwilligersorganisaties. Wij houden de ontwikkelingen bij de gemeente Breda, de GGD Regio West-Brabant, Rijksoverheid en het RIVM in de gaten! Indien er relevant nieuws is voor vrijwilligersorganisaties in de sectoren Zorg & Welzijn, Kunst & Cultuur, Onderwijs & Educatie en Natuur & Milieu, plaatsen wij dit op deze pagina. Via de onderstaande knoppen ga je snel naar één van de 4 onderwerpen.

Heb je vragen? Neem dan zeker contact met ons op. Telefonisch of per mail: info@mooiwerkbreda.nl

Heeft jouw maatschappelijke organisatie een plan of initiatief? Klik dan hier voor de sneltoets van de gemeente Breda. 

Wij staan voor jou klaar!

Juist in deze onzekere tijden, willen wij jullie zo goed mogelijk ondersteunen en adviseren. Laat ons weten wat er zoal binnen jouw organisatie speelt. Waar lopen jullie tegenaan? Lukt het nog om je dienstverlening door te laten lopen? En redden je vrijwilligers het nog om hun werkzaamheden (op aangepaste wijze) uit te voeren? We staan voor je klaar!

Wat kan je verder van ons verwachten?

  • Van maandag t/m vrijdag zijn onze adviseurs te bereiken.
  • Informatie over steun- en compensatiemogelijkheden
  • Sparren en een luisterend oor 
  • Verbinden van organisaties om kennis te delen of elkaar te helpen

Daarnaast houden we je op de hoogte van de laatste ontwikkelingen en best practices via onze nieuwsbrief. Heb jij jezelf als organisatie nog niet aangemeld, maar wil je deze wel ontvangen? Schrijf je hier dan in:

Maatregelen & protocollen

Het kabinet kondigde tijdens de persconferentie van 19 mei aan dat er stapsgewijs meer ruimte komt. Het kabinet begint met het aanpassen van maatregelen in de buurt, lokaal, met weinig druk op de openbare ruimte. Dan volgen aanpassingen op regionaal niveau, dan op landelijk niveau. Het toestaan van groepen gaat van klein naar groot om alles zo beheersbaar en georganiseerd mogelijk te laten verlopen. De overheid geeft daarbij aan dat het versoepelen van maatregelen alleen mogelijk is als de ontwikkeling van het virus dit toelaat. Als het echt nodig is, dan kan een besluit om meer ruimte te geven weer worden teruggedraaid.

Op de website van de Rijksoverheid wordt toegelicht welke maatregelen er op dit moment worden genomen en welke maatregelen (naar verwachting) stap voor stap zullen worden genomen in de komende periode. Klik hier voor het volledig overzicht van de actuele maatregelen.

Anderhalvemeter-samenleving en protocollen

Met de steeds verdergaande versoepeling van maatregelen komt de samenleving stap voor stap weer in beweging. Om dit op een veilige manier te kunnen doen, moeten we voorlopig nog wel 1,5e meter afstand blijven houden. De overheid geeft aan dat ‘we ons allemaal instellen op een lange periode in een anderhalve meter samenleving’. Organisaties maken daarom concrete plannen voor hun accommodatie, of het uitvoeren van hun activiteiten (protocollen). Een protocol geeft concrete invulling aan de richtlijnen van het RIVM, en gaat over veilig werken binnen een organisatie.

Ook voor vrijwilligersorganisaties is het verstandig om een protocol op te stellen. Ons advies is om hier zo snel mogelijk mee aan de slag te gaan, zodat je goed voorbereid bent wanneer je weer meer activiteiten mag gaan uitvoeren. De rijksoverheid geeft aan dat protocollen in het algemeen opgesteld worden door de branchevereniging horend bij de sector. Daarnaast bepaalt de Gemeente het gemeentelijke beleid rondom de Corona-maatregelen. Het advies is dan ook om het protocol van je branchevereniging en het gemeentelijke beleid als uitgangspunt te nemen. 

Movisie en NOV hebben een handreiking gemaakt voor vrijwilligersorganisaties over het hanteren van de Corona-richtlijnen. Via deze link ga je direct naar de handreiking en naar de daarbij behorende toelichting.

Ter inspiratie hebben we een aantal tips en voorbeelden en handreikingen vanuit verschillende branches verzameld:

  • Protocollen voor de anderhalve meter samenleving: Informatie vanuit de Rijksoverheid.
    Klik hier voor meer informatie. 
  • Op deze website staan praktische voorbeelden van protocollen van verschillende branches verzameld: www.coronaprotocollen.nl
  • Ook NOV heeft een website gemaakt waar voorbeeldprotocollen en andere handige tips worden verzameld. Klik hier. 
  • Voor de sector cultuureducatie en -participatie is het volgende protocol opgesteld: Protocol verantwoord naar een les/cursus/training. Op de pagina van de cultuurconnectie vind je branche specifieke aanvullende op dit protocol. 
  • De gemeente heeft een protocol beschikbaar gesteld voor Bredase wijk- en dorpscentra, bijbehorende toelichting
  • Sociaal Werk Nederland heeft een handreiking opgesteld voor werken op ontmoetingsplekken als buurthuizen en wijkcentra. Dit voorbeeld vind je hier. 
  • LSA Bewoners heeft een invulprotocol en uitgebreide toelichting opgesteld voor buurthuizen en ontmoetingsplekken. Klik hier. Bovendien hebben ze aantal tips en een rij gezet voor een fijne en veilige ontmoeting.

Daarnaast hebben we een aantal tips over het opstellen van een protocol verzameld: 

  • De rijksoverheid geeft aan dat protocollen in het algemeen opgesteld worden door de branchevereniging horend bij de sector, ga dus eerst na of er al een protocol beschikbaar is binnen jouw branche. Check bij het verder uitwerken altijd de lokale situatie en vraag eventueel de GGD en/of veiligheidsregio om nader advies.
  • Een protocol voor jouw organisatie is maatwerk. Het NOV (Vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk) geeft het advies om hierin vooral de samenwerking op te zoeken met collega-organisaties. Wellicht kunnen jullie elkaars inzichten gebruiken voor het op maat maken van het protocol voor jouw organisatie. 
  • Denk na over de aangegeven richtlijnen met de activiteiten van jouw organisatie in het achterhoofd, en loop met dat idee eens met z’n tweeën door je gebouw. Waar loop je dan tegenaan? Als je bijvoorbeeld denkt aan een koffieochtend in een accommodatie: is er voldoende ruimte om elkaar in de gang te passeren, of kun je eenrichtingsverkeer in het gebouw mogelijk maken? Is er een centrale balie en hoe laat je processen daar plaatsvinden? En hoe ga je om met de sanitaire voorzieningen? 
  • Daarnaast kan je nadenken over hoe je jouw protocol onder de aandacht brengt van jouw vrijwilligers en doelgroep. Een lange lijst met punten blijft niet bij iedereen even goed hangen. Misschien kan je de richtlijnen toelichten in een filmpje? Of kan je een overzichtelijke factsheet maken. Zie hier bijvoorbeeld de factsheet van Scouting Nederland. 

Tips & Tools

WERKEN MET VRIJWILLIGERS IN DE ANDERHALVE METER SAMENLEVING, HOE DOE JE DAT?
Juist nu is het belangrijk om aandacht te hebben voor vrijwilligers binnen je organisatie.Het begeleiden en betrokken houden van (nieuwe) vrijwilligers vraagt om een andere manier van werken. Hoe doe je dit in de anderhalvemetersamenleving? Wat kunnen vrijwilligers wel doen? Wat niet? En hoe communiceer je daarover met je vrijwilligers? We hebben een webinar gegeven over dit onderwerp. Heb je dit webinar gemist, maar ben je toch benieuwd naar de tips? Je kan ze vinden in dit document.

Daarnaast hebben we een aantal tips voor je verzameld over hoe je je vrijwilligers op een andere manier betrokken en actief kunt houden voor je organisatie.

VRIJWILLIGERS-CORONA-CHECKLIST
De 1,5e meter samenleving is nieuw voor iedereen. Aan de slag met al die nieuwe richtlijnen is soms best even lastig! Wij hebben een handige tool ontwikkeld die jou daarbij kan helpen. De vrijwilligers-Corona-checklist is eigenlijk een soort handleiding en actielijst in één. Je houdt hierin bij met welke maatregelen je rekening moet houden, en vertaalt wat dit betekent voor de vrijwilligers binnen jouw organisatie. Oftewel, met behulp van dit document maak je een concrete to-do lijst voor jezelf om vrijwilligerswerk binnen de tijdelijke regels in goede banen te leiden.

HANDREIKING PROTOCOL VRIJWILLIGERSORGANISATIES
Movisie en NOV hebben een handreiking gemaakt voor vrijwilligersorganisaties over het hanteren van de Corona-richtlijnen. Via deze link ga je direct naar de handreiking en naar de daarbij behorende toelichting

SCHOONMAAKPROTOCOL
Schoonmaken is in deze tijd extra belangrijk. In het ‘Schoonmaakprotocol’ vind je handige tips over waar je allemaal aan moet denken.

VRAGENLIJST GEZONDHEIDSCHECK
De Rijksoverheid heeft een vragenlijst opgesteld om een ‘Gezondheidscheck’ te doen. Deze vragen kun je stellen aan je bezoekers voordat ze het gebouw binnenkomen.

IN CORONATIJD ZELF EEN HULPACTIE OPZETTEN? 5 VRAGEN OM OVER NA TE DENKEN
Veel organisaties en burgers zetten mooie initiatieven neer in deze periode. Maar hoe zorg je er voor dat de tijd die je investeert (en soms ook het geld) een zo goed mogelijk effect heeft? Sara Kinsbergen en Lau Schulpen hebben er een artikel over geschreven.

Heb jij jezelf deze 5 vragen al gesteld?

HANDIG OM TE WETEN: SPECIALE PLANNINGSTOOL GRATIS TE GEBRUIKEN IN CORONATIJD
Ben je in deze hectische periode op zoek naar een manier op je vrijwilligers snel, op het juiste moment en efficiënt in te plannen voor werkzaamheden? Adecco en Beeple stellen in deze Corona-tijd een gratis planningstool beschikbaar voor vrijwilligersorganisaties. Tot eind 2020 kan de tool kosteloos en vrijblijvend gebruikt worden door vrijwilligersorganisaties en de horeca- of recreatiesector.Wij hebben er nog geen ervaring mee, maar wil je graag meer weten wat deze tool voor jouw organisatie kan betekenen? Klik dan hier.
Klik hier

Hulp & tegemoetkomingen

Er zijn diverse hulpfondsen en tegemoetkomingen beschikbaar. In onderstaand overzicht zijn de bij ons bekende regelingen opgenomen, uitgesplitst per sector. Een deel van de regelingen is gericht op het in stand houden van een stichting of vereniging. Daarnaast zijn er hulpfondsen gericht op het ondersteunen van initiatieven. 

Algemeen - voor alle sectoren

Breda heeft een ondersteuningspakket samengesteld voor de periode tot 1 oktober 2020. Het pakket van de gemeente biedt hulp en (financiële) verlichting voor specifieke doelgroepen. De inzet van het pakket is vooral gericht op het voortbestaan van organisaties, het behoud van werkgelegenheid en het behoud van sociaal-maatschappelijke structuren die onmisbaar zijn voor de stad. De maatregelen zijn aanvullend op die van het Rijk.
Lees hier meer over het steunpakket van Gemeente Breda.

Regeling Acute bevoorschotting
Deze regeling is op 16 april 2020 gesloten. Je kunt hiervoor geen aanvraag meer indienen.

Voucherregeling Financiële Analyse Breda
De Gemeente Breda heeft op 24 maart 2020 een breed steunpakket voor de aanpak van de coronacrisis afgekondigd. Onderdeel hiervan is de Voucherregeling financiële analyse Breda. De voucherregeling is er voor in Breda gevestigde ondernemingen en organisaties die als gevolg van de coronacrisis aanvullende leningen en garanties moeten aanvragen en voor de aanvraag financiële stukken ter onderbouwing moeten overleggen.

De Gemeente Breda biedt in samenwerking met een aantal Bredase accountantskantoren een voucherregeling aan. Met de regeling kunnen ondernemers door één van deze accountantskantoren een beknopt adviesrapport laten opstellen. Het rapport kan gebruikt worden voor besprekingen met bijvoorbeeld financiers, de Belastingdienst of leveranciers. Het rapport heeft een waarde van ongeveer € 1.750 excl. BTW. De eigen bijdrage is € 250.

De voucherregeling is verlengd en kan tot 1 oktober 2020 aangevraagd worden.
Lees hier alles over de voucherregeling en hoe je deze kunt aanvragen. 

Subsidies instellingen in nood
Organisaties met subsidie voor activiteiten, bijvoorbeeld evenementenorganisaties die door de coronamaatregelen acute geldnood hebben, kunnen ondersteuning aanvragen via subsidieloket@breda.nl. Kijk hier voor meer informatie.

Hier vind je het overzicht van alle lokale noodmaatregelen in Gemeente Breda. 

Rabobank wil in deze hectische tijd hulp bieden aan verenigingen, stichtingen en maatschappelijke initiatieven via het Rabobank Coöperatief Fonds voor. Je kan een beroep doen op dit fonds als je in continuïteitsproblemen dreigt te komen, bijvoorbeeld door het wegvallen van een belangrijk event of activiteit (uitgezonderd zijn zaken als contributie-inkomsten of reguliere horeca-omzet). Ook kan je een aanvraag indienen voor een project of activiteit dat direct gerelateerd is aan de gevolgen van de coronacrisis. Kijk hier voor meer informatie.

De adviseurs van MOOIWERK blijven natuurlijk het eerste aanspreekpunt voor regulier advies. Ook voor je vragen over de gevolgen van het coronavirus voor jouw organisatie kun je bij ons terecht. Het zijn bijzondere tijden met veel zorgen en onzekerheid. We werken vanuit huis, maar zijn wel degelijk betrokken! Bel ons of mail ons, ook als je even je hart wil luchten. 

Zorg & Gezondheid en Welzijn

Bij Kleine Corona Hulp kun je een financiële bijdrage aanvragen voor initiatieven gericht op eenzaamheid, dak- en thuislozen en voedselvoorziening. Alle stichtingen en verenigingen die zich richten op kwetsbaren in onze samenleving kunnen hier terecht. Klik hier voor meer informatie.

Het Oranje Fonds heeft een hulpfonds ingericht om sociale initiatieven te ondersteunen die zich extra inzetten om de nood op het gebied van armoede, informele zorg en eenzaamheid ontstaan door de corona crisis, te beperken. De tweede ronde loket voor versnelde aanvragen coronahulp is gesloten. Het is helaas niet meer mogelijk om nieuwe aanvragen in te dienen bij onze versnelde aanvraagprocedure voor coronahulpprojecten omdat het maximale budget is bereikt. 


Inmiddels is het reguliere loket voor aanvragen weer geopend.  Het Oranjefonds richt zich specifiek op de structurele aanpak van problemen op het gebied van eenzaamheid, armoede en informele zorg die door de coronacrisis zijn ontstaan of veranderd. Denk aan een extra impuls om een grotere doelgroep te kunnen bedienen of het voorkomen van grotere problemen. Klik hier voor meer informatie of het doen van een aanvraag.

De ‘NOW’ is de Tijdelijke noodmaatregel overbrugging voor behoud van werkgelegenheid. Bedrijven, maar ook o.a. sportverenigingen en kerkgenootschappen kunnen een beroep doen op deze regeling wanneer er sprake is van minimaal 20% omzetverlies. Klik hier.

Fondsenwervende organisaties zoals goede doelen en andere stichtingen kunnen ook in aanmerking komen voor deze overheidssteun wanneer je minimaal 20% aan inkomstenverlies hebt. Klik hier.

Dit crisisfonds helpt kwetsbare kinderen met allerlei producten die nu noodzakelijk zijn. Zodat de kinderen kunnen leren, maar ook even kunnen ontspannen zodat de stress wat afneemt. Hulpverleners kunnen hier een aanvraag doen voor kinderen waar nu acute nood is door schoolsluiting. Klik hier voor meer informatie.

Op deze site staan initiatieven bij elkaar voor extra zorgpersoneel in de coronacrisis. Regionale contactpunten van werkgeversorganisaties koppelen beschikbare medewerkers aan zorgorganisaties die daar behoefte aan hebben. Klik hier voor meer informatie.

Vanaf 12 juni komen ook de meeste buurt- en dorpshuizen in aanmerking voor een financiële tegemoetkoming. Het kabinet heeft besloten om buurt- en dorpshuizen en gemeenschapsaccommodaties definitief toe te laten tot de TOGS-regeling.
De TOGS-regeling is een eenmalige gift die speciaal bedoeld is voor ondernemers die direct getroffen zijn door de coronamaatregelen. Het gaat om 4000 euro en is naar eigen inzicht te besteden. De gift is gekoppeld aan een SBI-code, de code waarmee je ingeschreven staat bij de Kamer van Koophandel en die aangeeft welke bedrijfsactiviteit je uitvoert.

Het gaat om de SBI-codes 88.999, 88.993 en 88.102. De meeste buurt- en dorpshuizen vallen onder deze codes (in hun hoofd- of nevenactiviteit). Bij de aanvraag voor deze tegemoetkoming wordt een aanvullende verklaring gevraagd, waarin wordt onderbouwd dat het gaat om een organisatie die fungeert als buurt- of dorpshuis. Je vindt je SBI-code via de tool op de website van de KVK.

Enkele voorwaarden
In de periode 16 maart – 16 juni moet sprake zijn van omzetverlies waar vaste lasten tegenover staan van minimaal €4.000,-. Of je in aanmerking komt, wat alle voorwaarden zijn en hoe je kunt aanvragen lees op je op de site van het RVO. Let op! Ben op tijd met aanvragen. De TOGS-regeling sluit op 26 juni a.s. 

TVL
De TOGS-regeling wordt opgevolgd door de TVL-regeling. De regeling is specifiek gericht op mkb ondernemers die door de coronacrisis veel omzet verliezen en daardoor in de problemen komen met het betalen van hun vaste lasten. Ondernemers die voor de Tegemoetkoming Ondernemers Getroffen Sectoren COVID-19 (TOGS) in aanmerking kwamen, kunnen ook gebruikmaken van de Tegemoetkoming Vaste Lasten (TVL). We gaan er vanuit dat ook buurt- en dorpshuizen als ze in de TOGS-regeling zijn opgenomen hier gebruik van kunnen maken. Deze regeling duurt vier maanden en heeft eigen voorwaarden. 
 

Een andere SBI-code
Fungeer je als buurt- of dorpshuis of gemeenschapsaccommodatie en sta je ingeschreven onder een andere SBI-code? Dan is het raadzaam om
dit formulier in te vullen om aan te geven dat je meent een andere SBI-code te moeten hebben.

Kunst & Cultuur

Fonds Vrijwilligers Erfgoed in Nederland, speciale regeling 

Het Cultuurfonds heeft een ondersteunende regeling voor erfgoedorganisaties, die grotendeels afhankelijk zijn van de inzet van vrijwilligers. Organisaties kunnen een bijdrage aanvragen voor initiatieven of aanpassingen die erfgoedvrijwilligers en/of de organisatie helpen passende maatregelen te nemen vanwege het Covid-19 virus. Je kunt hier de voorwaarden vinden en het aanvraagformulier.

 

Het kabinet stelt 300 mln extra beschikbaar voor de cultuursector
Met deze steun worden culturele instellingen die van vitaal belang zijn voor de sector, door de financieel zware eerste maanden van de coronacrisis heen geholpen. En hiermee worden ze ook in staat gesteld te investeren in het komende culturele seizoen. Lees hier waar deze 300 miljoen euro extra in besteed wordt.

Kunstloc heeft een overzicht van vele coulance- en steunregelingen beschikbaar komen bij overheden en fondsen.

Binnen Kunst & Cultuur ontstaan er allerlei mooie initiatieven om toch de kunst en cultuur bij de mensen thuis te krijgen. Het LKCA (Landelijk Kennisinstituut Cultuureducatie en Amateurkunst heeft al deze initiatieven geïnventariseerd. Mocht je zelf een goed initiatief hebben, laat het ons weten! Wie weet delen wij het dan op onze pagina en sociale media!

Het ministerie van Economische Zaken heeft vrijdag 27 maart de regeling ‘Tegemoetkoming Ondernemers Getroffen Sectoren COVID-19’ (TOGS) geopend. Deze kabinetsmaatregel is voor ondernemers die rechtstreeks getroffen worden door de maatregelen van het kabinet in de coronacrisis. Ook evenementen en culturele instellingen kunnen onder bepaalde voorwaarden een beroep op deze regeling doen. Zij ontvangen dan een eenmalige tegemoetkoming van 4.000 euro. Aanvragen kunnen gedaan worden tussen 27 maart en 26 juni 2020. Klik hier voor meer informatie

Natuur & Milieu

Het ministerie van Economische Zaken heeft vrijdag 27 maart de regeling ‘Tegemoetkoming Ondernemers Getroffen Sectoren COVID-19’ (TOGS) geopend. Deze kabinetsmaatregel is voor ondernemers die rechtstreeks getroffen worden door de maatregelen van het kabinet in de coronacrisis. Onder bepaalde voorwaarden kan je een beroep doen op een eenmalige tegemoetkoming van 4.000 euro. Aanvragen kunnen gedaan worden tussen 27 maart en 26 juni 2020. Klik hier voor meer informatie. 

Het kabinet heeft op 7 april  besloten om de TOGS-regeling uit te breiden. Hierdoor komen dieren- en plantentuinen, kinderboerderijen en organisaties die zich inzetten voor natuurbehoud ook in aanmerking voor deze regeling.

De bijbehorende SBI-codes staan in deze lijst. 

Komt de hoofdactiviteit van je organisatie overeen met één van de toegevoegde SBI-codes? Dan kun je vanaf 15 april 2020 de tegemoetkoming aanvragen. De aangepaste voorwaarden staan vanaf die datum op deze website

Onderwijs & Educatie

Dit crisisfonds helpt kwetsbare kinderen met allerlei producten die nu noodzakelijk zijn. Zodat de kinderen kunnen leren, maar ook even kunnen ontspannen zodat de stress wat afneemt. Hulpverleners kunnen hier een aanvraag doen voor kinderen waar nu acute nood is door schoolsluiting. Klik hier voor meer informatie.

Op lesopafstand.nl vind je alle betrouwbare informatie die je nodig hebt voor het verzorgen van onderwijs op afstand. Denk aan het organiseren van online lessen, het geven van instructies, toegang tot (digitaal) lesmateriaal en opdrachten, toetsen en online samenwerken met leerlingen. Er is informatie te vinden voor leerkrachten, schoolleiders en bestuurders, maar ook voor ouders die hun kinderen thuis begeleiden. Klik hier voor meer informatie.

Het ministerie van Economische Zaken heeft vrijdag 27 maart de regeling ‘Tegemoetkoming Ondernemers Getroffen Sectoren COVID-19’ (TOGS) geopend. Deze kabinetsmaatregel is voor ondernemers die rechtstreeks getroffen worden door de maatregelen van het kabinet in de coronacrisis. Ook onderwijsinstellingen kunnen onder bepaalde voorwaarden een beroep op deze regeling doen. Zij ontvangen dan een eenmalige tegemoetkoming van 4.000 euro. Aanvragen kunnen gedaan worden tussen 27 maart en 26 juni 2020. Klik hier voor meer informatie.

Vraag & Antwoord

De coronamaatregelen hebben grote impact op onze samenleving. We kunnen ons goed voorstellen dat er veel vragen zijn bij vrijwilligersorganisaties over de gevolgen van deze maatregelen. Vragen over: het kunnen uitvoeren van je dienstverlening, de gevolgen voor je vrijwilligers of gevolgen voor evenementen en bijeenkomsten. We hebben een overzicht gemaakt van veel gestelde vragen en antwoorden. Heb je een andere vraag? Stel deze gerust aan een van onze adviseurs.

Het aan de slag laten gaan van nieuwe vrijwilligers is lastig in deze tijd, maar kan zeker! Denk daarbij wel aan een goede kennismaking en screening. Misschien kan dit niet zoals je gewend bent, maar er zijn voldoende andere mogelijkheden. Zie onze tips over hoe je dit kan aanpakken in de volgende vraag. 
Het besluit om wel of geen nieuwe vrijwilligers aan te nemen, ligt vaak bij het management/ bestuur. Onze tip is om het gesprek met het management/ bestuur aan te gaan. Deel met ze welke mooie dingen alle vrijwilligers op dit moment bereiken en waar je trots op bent. Maar deel ook met ze waar je tegenaan loopt, of waar je kansen ziet. Maak bijvoorbeeld bespreekbaar dat veel nieuwe vrijwilligers zich melden, en welke mogelijkheden jij hiervoor ziet voor de organisatie. Maar deel ook wel welke risico’s je ziet als je bijvoorbeeld een lange periode geen nieuwe vrijwilligers aan kan nemen.

Een eerste kennismaking is erg belangrijk! Naast dat dit helpt bij de binding van de vrijwilliger aan jouw organisatie, is het ook belangrijk om zeker te weten dat je de vrijwilliger kan vertrouwen. 

Is er bij je organisatie voldoende ruimte om mensen te fysiek te ontvangen (met 1,5e meter afstand)? Bedenk zelf of je dit wil en of het goed/ veilig voelt. En vraag ook altijd naar wat de vrijwilliger zelf wil.  

Wil je liever niet fysiek afspreken? Misschien is een digitaal screeningsgesprek dan een optie. Je kunt natuurlijk altijd eerst telefonisch contact hebben. Ook via bijvoorbeeld skype, facetime, WhatsApp, Teams of Zoom zijn er mogelijkheden om ‘live’ met iemand kennis te maken. Het helpt ook als je iemand al via via kent, misschien kent iemand in je netwerk de vrijwilliger al. 

Een vrijwilligersvergoeding kan alleen worden toegekend als er daadwerkelijk werkzaamheden op vrijwillige basis zijn verricht. Het is een gunst en geen recht. Als vrijwilligers op dit moment geen werkzaamheden doen, hoeft / mag de vrijwilliger dus niet doorbetaald worden.

Nee, niet zolang je als bestuur altijd de overheid, het RIVM, de wet en de statuten van jouw organisatie volgt. Zolang je dat doet kan jou als bestuur niets verweten worden. Het gaat namelijk om kennis van algemene bekendheid. Dit houdt in dat mensen weten dat er een risico is om besmet te raken. Dat is inherent aan het feit dat ze weer naar buiten gaan en een stuk eigen verantwoordelijkheid. Bestuurdersaansprakelijkheid wordt dan ook niet snel aangenomen. In de rechtspraak gaat het altijd over ernstige fouten. Er moet iemand persoonlijk een ernstig verwijt kunnen worden gemaakt.

Uitgangspunt is dat alle leden ook voor dit ongewone jaar gewoon hun contributie betalen. Tenzij de eigen statuten van de vereniging een tussentijdse opzegmogelijkheid bevatten waarin dit anders is geregeld. 

Mocht je als goedwillende bestuurder overwegen om de contributie stop te zetten of lidmaatschappen te bevriezen, let dan goed op! Een besluit om de contributie stop te zetten moet eigenlijk genomen worden door de algemene ledenvergadering (ALV). Het organiseren van een ALV is momenteel lastig. Bovendien is contributie een belangrijke inkomstenbron voor de vereniging. Het stopzetten of verlagen van de contributie valt NIET onder omzetdaling omdat het een initiatief is van de vereniging. Om deze reden kan het gevolgen hebben voor de landelijke maatregelen die de overheid nu aanbiedt (NOW, TOGS, etc.). Op korte termijn kan de contributiestop dus een verbetering of oplossing lijken, maar op langere termijn kan het vervelende gevolgen hebben.

Mocht je als vereniging in financiële problemen komen doordat je bijvoorbeeld geen contributie meer int, dan ligt de verantwoordelijkheid bij het bestuur. In theorie kan het dus zijn dat bestuurders aansprakelijk worden gesteld voor de gemaakte keuze en het voorbijgaan aan de ALV in de besluitvorming.

Het is normaal gesproken altijd goed om uit te gaan van de wettelijke bepalingen en uitgangspunten. De maatregelen rondom het coronavirus kunnen echter leiden tot bijzondere situaties. Blijf in je communicatie transparant naar je leden. Ga daarnaast  in gesprek met je leden. Veel leden weten niet dat de vereniging wel gewoon kosten maakt, ook al gaan veel activiteiten niet door. Je kunt wel nadenken over compensatie voor je leden. Communiceer nu al wel naar je leden dat jullie nadenken over een mogelijke tegemoetkoming. Organiseer een aanspreekpunt voor leden die de contributie nu echt niet kunnen betalen,  en geef daarnaast leden de kans om een extra donatie te doen.

Door oog te houden voor het grotere geheel en elkaars belangen, voorkom je  onrust en creëer je begrip binnen je vereniging. 

Als er niets in de statuten staat, mag je digitaal vergaderen. Via bijvoorbeeld Zoom, Google Hangouts, Skype of Microsoft Teams kun je bestuursvergaderingen door laten gaan. Hierdoor kun je toch essentiële zaken regelen. Mochten er door ziekte weinig bestuursleden aanwezig zijn,  check dan de statuten om te achterhalen wat het minimaal aantal bestuursleden is om besluitvorming te kunnen doen. Als er niks in staat, dan mag je vergaderen en besluiten nemen ongeacht het aantal deelnemers. Staat er wel een minimum in, dan ben je als bestuur niet bevoegd om besluiten te nemen wanneer je onder dat aantal deelnemers zit.

Commissievergaderingen kunnen in de meeste gevallen ook digitaal gehouden worden, tenzij statuten dit verbieden.

Verenigingen mogen een digitale Ledenvergadering organiseren. Er is een noodwet aangenomen die dit mogelijk maakt, ook al is dit niet geregeld in de eigen statuten. Naam van deze wet: Tijdelijke voorzieningen op het terrein van het Ministerie van Justitie en Veiligheid in verband met de uitbraak van COVID-19 (Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid) Klik hier voor meer informatie. 

Het bestuur mag besluiten tot een ALV, wanneer aan een aantal voorwaarden wordt voldaan:

  • Het bestuur mag bepalen dat leden geen fysieke toegang hebben tot vergaderingen onder de volgende voorwaarden:
  • De ALV is langs elektronische weg voor leden te volgen.
  • Leden hebben 72 uur voorafgaand aan de vergadering de gelegenheid om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen over de onderwerpen die op de agenda staan. Dat kan per mail vooraf of tijdens de vergadering met een chatfunctie.
  • De vragen worden uiterlijk tijdens de vergadering beantwoord
  • De antwoorden worden op de website geplaatst of via een elektronisch communicatiemiddel toegankelijk gemaakt voor de leden
  • Het bestuur dient zich in te spannen dat tijdens de vergadering nog nadere vragen kunnen worden gesteld, tenzij dit gezien de omstandigheden redelijkerwijs teveel is gevraagd. Maar uitgangspunt is dus dat leden vragen moeten kunnen stellen tijdens de vergadering.

De voorzitter leidt de vergadering. Het is mogelijk dat door de omstandigheden leden niet optimaal aan de vergadering hebben kunnen deelnemen, bijvoorbeeld omdat de verbinding wegvalt. Dit heeft geen gevolgen voor de rechtsgeldigheid van de besluitvorming die tijdens de vergadering heeft plaatsgevonden.

Het bestuur mag bepalen dat het stemrecht uitsluitend elektronisch kan worden uitgeoefend. Dat kan door leden tijdens de digitale vergadering mondeling te laten stemmen wat hoorbaar is voor andere leden of door stemmen per e-mail voorafgaand aan de vergadering.

Uitstel financiële verantwoording
Normaal gesproken heb je na afsluiting van je boekjaar van de vereniging of stichting 6 maanden de tijd voor de financiële verantwoording. De tijdelijke wet COVID-19 geeft de mogelijkheid om die termijn te verlengen met 4 maanden. Dat betekent dat de financiële verantwoorden uiterlijk 10 maanden na afloop van het boekjaar gereed en vastgesteld moet zijn. Door deze verlenging kan je er als bestuur ook voor kiezen om de ALV uit te stellen in plaats van digitaal te houden. 

Statuten versus de wet
De wet gaat voor op de statuten. Dit betekent dat je even geen rekening hoeft te houden met de statuten van jouw vereniging wanneer er in deze ‘tijdelijke wet COVID-19’ iets anders is bepaald. Mag je volgens de statuten geen digitale ALV houden, maar volgens deze wet wel? Dan geldt de wet, en mag het dus wel. 

Meer informatie over de achtergronden staan in de Memorie van Toelichting bij deze wet. 

Zorg & Gezondheid en Welzijn - Vraag & Antwoord

Fysiek contact is op dit moment niet mogelijk. Dit heeft nogal wat consequenties. Een bezoekje brengen aan een eenzame oudere, het verlenen van hulp aan huis of het samenbrengen van kwetsbare groepen kan nu niet. Juist in een tijd waarin hier veel behoefte aan is. Maar gelukkig is er ook veel dat wél kan. Hieronder een aantal tips:

  1. Videobellen: Met videobellen kun je een groepsgesprek voeren en elkaar ook nog zien! Wij vergaderen bijna dagelijks via Google hangouts. Dat geeft ons energie en zo voelen we ons toch verbonden met elkaar. Zo kunnen jullie vergaderingen mogelijk toch doorgaan. En nog belangrijker, videobellen biedt ook mogelijkheden om je doelgroep op deze manier te bereiken. Help je doelgroep met het installeren van de juiste app, en ga ‘virtueel’ bij elkaar op de koffie! Hier vind je de beste videobelapps op een rij, met een leuk fimpje vol handige tips.
  2. Laat je vrijwilliger een kaartje (of iets anders leuks) bezorgen: Fysiek contact is niet mogelijk, maar een klein gebaar kan ook heel waardevol zijn. Zet een actie op waarbij de vrijwilligers een kaartje in de brievenbus doen van de mensen waar ze normaal gesproken even langs zouden gaan. Of zet leuke voorjaarsbloemetjes voor de deur. 
  3. Laat je inspireren door deze initiatieven: Er zijn er veel mooie initiatieven ontstaan in deze periode. We hebben er een aantal verzameld op onze website. Wellicht kan je hier nog wat inspiratie opdoen? MOOIWERKBREDA.NL/CORONA

Zorg voor Elkaar Breda verzamelt hulpaanbod van mensen die in deze tijd iets willen doen voor een ander. Het gaat dan bijvoorbeeld om het uitlaten van de hond, het doen van boodschappen of het helpen bij het bezorgen van maaltijden. Ook hulpvragen van inwoners van gemeente Breda kunnen hier aangemeld worden. Zorg voor Elkaar Breda matcht het hulpaanbod met een hulpvraag. 

Zijn er binnen jouw doelgroep of in jouw omgeving mensen die hulp kunnen gebruiken? Meld de hulpvraag dan bij Zorg voor Elkaar Breda. Op werkdagen tussen 9 en 17 uur kun je bellen naar 076 525 15 15. ‘s Avonds en in het weekend kun je hier een formulier invullen. Heb je een hulpvraag vanuit jouw organisatie, dan kun je natuurlijk ook altijd contact opnemen met jouw adviseur van MOOIWERK.

Vanaf 12 juni komen ook de meeste buurt- en dorpshuizen in aanmerking voor een financiële tegemoetkoming. Het kabinet heeft besloten om buurt- en dorpshuizen en gemeenschapsaccommodaties definitief toe te laten tot de TOGS-regeling.
De TOGS-regeling is een eenmalige gift die speciaal bedoeld is voor ondernemers die direct getroffen zijn door de coronamaatregelen. Het gaat om 4000 euro en is naar eigen inzicht te besteden. De gift is gekoppeld aan een SBI-code, de code waarmee je ingeschreven staat bij de Kamer van Koophandel en die aangeeft welke bedrijfsactiviteit je uitvoert.

Het gaat om de SBI-codes 88.999, 88.993 en 88.102. De meeste buurt- en dorpshuizen vallen onder deze codes (in hun hoofd- of nevenactiviteit). Bij de aanvraag voor deze tegemoetkoming wordt een aanvullende verklaring gevraagd, waarin wordt onderbouwd dat het gaat om een organisatie die fungeert als buurt- of dorpshuis. Je vindt je SBI-code via de tool op de website van de KVK.

Enkele voorwaarden
In de periode 16 maart – 16 juni moet sprake zijn van omzetverlies waar vaste lasten tegenover staan van minimaal €4.000,-. Of je in aanmerking komt, wat alle voorwaarden zijn en hoe je kunt aanvragen lees op je op de site van het RVO. Let op! Ben op tijd met aanvragen. De TOGS-regeling sluit op 26 juni a.s. 

TVL
De TOGS-regeling wordt opgevolgd door de TVL-regeling. De regeling is specifiek gericht op mkb ondernemers die door de coronacrisis veel omzet verliezen en daardoor in de problemen komen met het betalen van hun vaste lasten. Ondernemers die voor de Tegemoetkoming Ondernemers Getroffen Sectoren COVID-19 (TOGS) in aanmerking kwamen, kunnen ook gebruikmaken van de Tegemoetkoming Vaste Lasten (TVL). We gaan er vanuit dat ook buurt- en dorpshuizen als ze in de TOGS-regeling zijn opgenomen hier gebruik van kunnen maken. Deze regeling duurt vier maanden en heeft eigen voorwaarden. 

Een andere SBI-code
Fungeer je als buurt- of dorpshuis of gemeenschapsaccommodatie en sta je ingeschreven onder een andere SBI-code? Dan is het raadzaam om dit formulier in te vullen om aan te geven dat je meent een andere SBI-code te moeten hebben.

Vanaf maart zijn de inkomsten drastisch verminderd, maar lopen vaste kosten in de meeste gevallen wel gewoon door.Van een aantal wijkcentra met personeel is bekend dat zij gebruik hebben gemaakt van de NOW-regeling om personele lasten grotendeels te ondervangen.
Gemeente doet de oproep om aan de bel te trekken bij financiële nood. Gemeente Breda bekijkt dan op maat hoe ze (tijdelijk) kunnen bijspringen. Voor wijkcentra willen Gemeente Breda ondersteunen waar nodig is om de vaste lasten af te dekken in de periode 1 april-1 oktober om ervoor te zorgen dat wijkcentra niet omvallen. Lees hier meer.

Gemeente Breda heeft een protocol gemaakt voor Bredase buurthuizen en wijkcentra. Als extra hulpmiddel vind je hier een uitgebreide toelichting van LSA bewoners. Hierin staan tips en voorbeelden die je kunnen helpen.

Op  basis van dit protocol kun je een versie maken voor je eigen locatie. Er is helaas geen standaard te maken omdat er zoveel verschillende dorps- en wijkcentra zijn met verschillende functies. Pas dus alleen datgene toe wat voor jullie gebouw noodzakelijk is. Sommige maken een protocol voor personeel en vrijwilligers en eentje voor gebruikers/huurders. Die keuze maak je zelf wat prettig werkt.
Advies: maak geen uitgebreid document, houd het eenvoudig, bruikbaar en uitlegbaar!

De meeste activiteiten kunnen weer worden opgestart per 1 juni, enkele nog niet.
Die zijn opgenomen inclusief argumenten waarom nog niet.
Als er nog vragen zijn kunnen jullie die uiteraard stellen aan gemeente Breda of aan de sociaal wijkbeheerder.
 
Ook de vragenlijst gezondheidscheck en schoonmaakprotocol  kunnen een handig hulpmiddel zijn.

Kunst & Cultuur - Vraag & Antwoord

Voor de sector cultuureducatie en -participatie is het volgende protocol opgesteld: Protocol verantwoord naar een les/cursus/training. Op de pagina van de cultuurconnectie vind je branche specifieke aanvullende op dit protocol. 

Protocol Sector Cultuureducatie
Deze branchespecifieke aanvullende richtlijnen worden beschikbaar gemaakt via de website van Stichting Overleg Arbeidsvoorwaarden Kunsteducatie (OAK) en brancheorganisatie Cultuurconnectie, alsmede doorgelinkt vanuit de websites van onder andere KNMO, LKCA en Koornetwerk Nederland. Zie voor meer informatie de website van Cultuur Connectie.

De betaling van verleende subsidies aan instellingen in acute nood wordt aangepast. Organisaties met subsidie voor activiteiten, bijvoorbeeld evenementenorganisaties, die door de coronamaatregelen acute geldnood hebben, kunnen ondersteuning aanvragen via subsidieloket@breda.nl. Of kijk hier voor meer informatie. 

Als het virus onder controle blijft, is het de bedoeling dat het volgende vanaf 1 juni 2020 wordt toegestaan:

Culturele instellingen zoals bioscopen, theaters en concertzalen mogen open, onder voorwaarden:

  • een maximum van 30 personen per bioscoop-, theater- of concertzaal (incl. personeel) en 1,5 meter afstand;
  • bezoekers moeten reserveren;
  • in een gesprek vooraf tussen ondernemer en klant wordt ingeschat of een bezoek risico’s oplevert.

Als de situatie het toelaat zou het aantal bezoekers met ingang van 1 juli verhoogd kunnen worden naar 100 personen.

  • Musea, monumenten met een publieksfunctie en presentatie-instellingen mogen open als bezoekers kaartjes vooraf kopen, zodat er gestuurd kan worden op de 1,5 meter afstand.
  • Evenementen zoals grote festivals zijn verboden tot 1 september. Voor meer informatie over hoe gemeenten invulling geven aan dit besluit, kunnen organisaties zich wenden tot de betreffende gemeente.

Momenteel wordt er door de cultuursector samen met organisaties uit de sport, in samenwerking met het ministerie van Onderwijs, Wetenschap en Cultuur, het ministerie van Economische Zaken Klimaat en het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, gekeken hoe de terugbetaling van gekochte kaartjes in de cultuur- en evenementensector vormgegeven kan worden. Specifiek het idee van terugbetaling in de vorm van vouchers wordt hierbij uitgewerkt.

Het kabinet heeft het publiek opgeroepen om de culturele en creatieve sector te steunen door niet meteen geld terug te vragen voor gekochte kaartjes en steun te betuigen. Bijvoorbeeld door vriend van een filmhuis, een muziekgezelschap of een theater te worden.

De voorzitter van de raad van toezicht heeft een zeer belangrijke rol in de communicatie, als zowel het directe aanspreekpunt voor de directeur-bestuurder als voor de andere raadsleden. Als de organisatie door een moeilijke periode gaat, is het verstandig afspraken te maken over de communicatie. Zo heeft de voorzitter in zo’n periode de taak om frequenter contact te onderhouden met de directeur-bestuurder (minimaal wekelijks) en hierover de andere leden te informeren.

Er zijn diverse brancheorganisaties en instellingen die op de cultuur gerichte informatie verstrekken. Een aantal hebben we hieronder voor je op een rijtje gezet. 

De Kunstenbond heeft een aparte webpagina ingericht rondom de corona-crisis met veel praktische informatie voor zzp’ers en mensen die in loondienst werken.

Naast dat Kunsten ’92 nauw contact houdt met het Ministerie OCW en de Tweede Kamer over de gevolgen van de Corona-crisis voor de culturele sector, heeft de brancheorganisatie een pagina ingericht voor instellingen en zzp’ers met relevante maatregelen die de overheid heeft getroffen. 

Mestmag en Kunstloc Brabant: liveblog ontwikkelingen in de culturele sector rond de en de consequenties voor culturele organisaties en zelfstandigen.

Culturele fondsen: Het Mondriaan Fonds, Stimuleringsfonds Creatieve Industrie, het Fonds Podiumkunsten, het Filmfonds, het Letterenfonds en Fonds Cultuurparticipatie maar ook andere fondsen zoals het Prins Bernhard Cultuurfonds, Fonds 21 of het VSB Fonds geven op hun websites informatie hoe zij omgaan met de gevolgen van de corona-crisis voor aanvragen, lopende projecten en verantwoordingen.

Natuur & Milieu - Vraag & Antwoord

Op 1 juni 2020 mogen buurthuizen, kinderboerderijen en ontmoetingsplekken de deuren weer openen voor 30 mensen. Afhankelijk van hoe goed het virus onder controle is, mogen vanaf 1 juli nog meer mensen naar een ontmoetingsplek komen. Natuurlijk zijn de maatregelen onder voorbehoud: het kan zijn dat richtlijnen van RIVM en de overheid nog wijzigen of worden teruggedraaid.

Onderwijs & Educatie - Vraag & Antwoord

Sinds 1 juni mogen er weer bijeenkomsten plaatsvinden met maximaal 30 mensen, als de ruimte dat toelaat en men 1,5e meter afstand kan houden. 

 

Is je cursusruimte niet groot genoeg om voldoende afstand te bewaren? Dan kan je minder cursisten toelaten dan gebruikelijk. Of zoek een alternatieve oplossing. Misschien is er een tuin bij het gebouw waar je terecht kan?  Of denk eens aan de mogelijkheid om via een video of webinar een cursus te geven. Ook kun je in kleine groepjes werken met Zoom, Skype of Teams, zo heb je interactie en kunnen deelnemers vragen stellen.