Inspraak en medezeggenschap

Betrokken vrijwilligers zijn belangrijk voor elke organisatie. Dus ook voor die van jou! Door vrijwilligers inspraak te geven, laat je zien dat je hun ideeën, wensen en meningen serieus neemt. Hierdoor voelen zij zich gewaardeerd, en écht onderdeel van de organisatie. Dit draagt bij aan hun werkplezier en het stimuleert hun eigen persoonlijke ontwikkeling.

MOOIWERK geeft je een handig overzicht om inspraak van je vrijwilligers goed te regelen:

1. 🗣️ Praat met je vrijwilligers
2. 🔈 Typen inspraak
3. ✋ Kies de vorm van inspraak
4. 👀 Afspiegeling
5. 🚀 Uitvoering
6. ✍🏼 Communicatie
7. ✔ Evaluatie

Op deze pagina vind je dus een hoop informatie. Je kunt het beste alles van boven naar beneden lezen. Wil je een bepaalde stap overslaan? Of gelijk meer weten over bijvoorbeeld werkboeken? Tip: gebruik het “snel naar” menu om snel van onderdeel naar onderdeel te gaan. Zo beweeg je makkelijk door deze pagina.

Wat is inspraak/medezeggenschap en waarom is het belangrijk?

Medezeggenschap of inspraak van vrijwilligers betekent dat vrijwilligers mogen meedenken en beslissen over wat er gebeurt binnen een organisatie. Dit kan gaan over hoe het werk wordt georganiseerd of welke doelen de organisatie heeft. Vrijwilligers hebben vaak veel ervaring en weten goed wat er speelt in de praktijk. Hun mening kan helpen om de organisatie beter te maken.

Het is belangrijk voor organisaties omdat vrijwilligers zich dan meer betrokken voelen. Als ze mogen meepraten, voelen ze dat hun werk gewaardeerd wordt. Dit zorgt ervoor dat ze langer gemotiveerd blijven om te helpen. Bovendien kunnen vrijwilligers nieuwe ideeën en oplossingen aandragen die de organisatie misschien zelf niet had bedacht. Goede medezeggenschap leidt dus vaak tot betere samenwerking en betere resultaten. Zo bouwt je als organisatie een fijne en open sfeer waar iedereen graag aan bijdraagt!

Stap 1: Praat met vrijwilligers

Wat zijn de verwachtingen of behoeften van vrijwilligers? Je kunt daar op verschillende manieren inzicht in krijgen.

• Voer persoonlijke gesprekken met vrijwilligers. Dit kan in een groep, of één-op-één.
• Stuur een enquête uit. Kijk hier voor een voorbeeld van een behoefte-enquête.

Heb je de informatie verzameld? Beslis dan het volgende:

1. Hoe wil je de inspraak van vrijwilligers regelen?
2. Wat gebeurt er met de inspraak van vrijwilligers?
3. Hoe is de klachtenafhandeling geregeld?

Deze antwoorden verwerk je vervolgens in je vrijwilligersbeleid. Een vrijwilligersbeleid? Kijk hier voor meer informatie over het vrijwilligersbeleid.

Stap 2: Typen inspraak/medezeggenschap

Er zijn verschillende manieren waarop vrijwilligers inspraak kunnen hebben. De verschillende typen leggen we hieronder uit.

1. Informeel
2. Minder formeel
3. Formeel

1. Informeel: laagdrempelig in een ongedwongen sfeer, zonder voorbereiding. Voorbeelden van informele inspraak:

• • Tijdens een werkoverleg.
  • Tijdens een eenmalige bijeenkomst/themadag.
  • Via een aanspreekpunt bij het management.
  • Door een ideeënbox.
  • Door enquêtes, bijvoorbeeld door een tevredenheidsonderzoek te houden onder je vrijwilligers (zorg er dan wel voor dat je minimaal 10% respons krijgt, voor een goed inzicht).

2. Minder formeel: vaak op persoonlijke titel en ervaring. Voorbeelden van minder formele inspraak:

• • Door deelname aan een speciale werkgroep.
  • Via een (digitaal) vrijwilligersplatform.

3. Formeel: gaat duidelijk over inspraak en gestructureerde betrokkenheid. Voorbeelden van formele inspraak:

• • Deelname aan een Vrijwilligersraad.
  • Door een plek in de medezeggenschapsraad, zoals een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging (waarbij vrijwilligers én betaalde krachten).
  • Door vrijwilligersvertegenwoordiging in het bestuur.

Klachten

Een andere vorm van inspraak is dat vrijwilligers met hun klachten ergens terecht kunnen. Zoals bij een klachtencommissie of een vertrouwenspersoon. Klinkt vanzelfsprekend? Zorg er in ieder geval voor dat dit bij jou goed geregeld is. Dit maakt onderdeel uit van sociale veiligheid. Klik hier voor meer informatie hoe je ervoor zorgt dat het veilig blijft in de organisatie.

Stap 3: Kies de vorm van inspraak

Zorg dat de gekozen vorm van inspraak aansluit op de grootte van jouw organisatie. Check hieronder hoe groot jouw organisatie is.

Kleine organisatie:

• • Aantal betaalde medewerkers: 1-10 medewerkers.
  • Aantal vrijwilligers: 0-25 vrijwilligers.
  • Structuur: vrij informele inspraak, met directe communicatie tussen medewerkers en vrijwilligers.
  • Besluitvorming: gebeurt vaak op een ad-hoc basis; vrijwilligers zijn nauw betrokken bij dagelijkse activiteiten.

Voorbeeld: een kleine buurtvereniging die activiteiten organiseert voor de lokale gemeenschap.

Middelgrote organisatie:

• • Aantal betaalde medewerkers: 10-50 medewerkers.
  • Aantal vrijwilligers: 25-100 vrijwilligers.
  • Structuur: meer gestructureerd, met enkele lagen van management.
  • Besluitvorming: er is meestal een vrijwilligerscoördinator; soms worden vrijwilligers vertegenwoordigd in een vrijwilligersraad of commissie.

Voorbeeld: een regionale welzijnsorganisatie met meerdere centra en aanbod van verschillende diensten.

Grote organisatie:

• • Aantal betaalde medewerkers: 50+, vaak in de honderden.
  • Aantal vrijwilligers: 100+ vrijwilligers, mogelijk in de duizenden.
  • Structuur: zeer gestructureerd met meerdere managementlagen, vaak met een aparte afdeling voor vrijwilligersmanagement.
  • Besluitvorming: formele medezeggenschapsstructuren,  zoals een ondernemingsraad of een formele vrijwilligersraad.

Voorbeeld: een landelijke gezondheidsorganisatie.

Stap 4: Afspiegeling

Zorg voor een goede representatie van je vrijwilligers. Daarmee bedoelen we dat verschillende functies, achtergronden, en ervaringen vertegenwoordigd moeten zijn. Het is belangrijk dat de vrijwilligers die deelnemen aan de medezeggenschap, een goede afspiegeling zijn van de totale vrijwilligersgroep. Alleen op die manier komt de diversiteit van meningen en ervaringen eerlijk naar voren. Let op: voor een goed inzicht in de mening van de totale vrijwilligersgroep is minimaal 10% respons gewenst!

Stap 5: Uitvoering

De uitvoering ligt aan de vorm van medenzeggenschap (stap 2) die jij hebt gekozen. Voorbeelden zijn:

• Uitnodigen: vraag vrijwilligers persoonlijk of bijvoorbeeld via een nieuwsbrief/mail om deel te nemen aan je medezeggenschap.
• Training: heb je een formele vorm van medezeggenschap? Zorg dan voor een training van de vrijwilligers, om ze ondersteunen in hun rol.

💡 TIP: MOOIWERK biedt kosteloos cursussen aan voor vrijwilligers. Kijk voor meer informatie over de mogelijkheden:

• • Online trainingen
  • Fysieke workshops en bijeenkomsten

Stap 6: Communicatie

Heb je een (nieuwe) structuur voor medezeggenschap? Zorg er dan voor dat je dit communiceert! Het is belangrijk om alle vrijwilligers en medewerkers hierover te informeren. Door transparant te zijn in alles wat invloed heeft op vrijwilligers, houd jij iedereen betrokken.

Communicatiemiddelen

Hoe zorg je ervoor dat er contact is tussen vrijwilligers en management? Dat kan door het inzetten van communicatiemiddelen.  Voorbeelden zijn:

• • Intranet
  • Nieuwsbrief
  • Bijeenkomsten
  • Persoonlijke gesprekken
  • Informatiebord

💡 TIP: maak iemand verantwoordelijk voor de communicatie en de monitoring.

Uitdagingen

Natuurlijk gaat medezeggenschap ook gepaard met uitdagingen. Wat vooral belangrijk is, is dat je doet wat je zegt. Niet alleen een mooi plaatje beloven, maar dat je er ook écht iets mee doet. Ben hier duidelijk over! En maak het onderdeel van je communicatie. Wat waren de resultaten, en wat is er met de input gedaan? Héle belangrijke dingen om alert op te zijn (en blijven). Zie hiervoor ook stap 7.

Stap 7: Evaluatie en aanpassing

Om je organisatie te kunnen blijven verbeteren, is het goed om regelmatig te controleren of alles nog loopt. Wat is het effect van de gekozen vorm van inspraak/medezeggenschap? Dat kan door verschillende manieren.

• Neem medezeggenschap structureel mee in je tevredenheidsonderzoek.
• Houd een specifieke enquête over inspraak. Kijk hier voor een voorbeeld van zo’n enquête.
• Verzamel en analyseer feedback van vrijwilligers in evaluatiegesprekken.

Met de opgehaalde informatie, kun je de vorm van inspraak en het beleid eventueel aanpassen. Zo kun je vrijwilligers meer betrokken houden en waarderen. Hierdoor creëer je duurzame en blije vrijwilligers!

💡 TIP: NOV heeft een uitgebreide handreiking voor organisaties beschikbaar; hierin lichten ze verschillende opties van evaluatie toe: handreiking voor organisaties.

Nog vragen?

Heb je een vraag waarop je het antwoord niet hebt kunnen vinden? Of wil je graag persoonlijk met ons in gesprek? MOOIWERK staat voor je klaar! Vul onderstaand formulier in en wij nemen contact met je op.