Huub Kerkhof is al 10 jaar vrijwilliger bij voetbalvereniging DIA. Sinds 1 maart werkt hij als vrijwilligersmanager bij de vereniging. Wij spraken hem over hoe hij als vrijwilliger begon en waarom hij is aangesteld als verenigingsmanager.
RKVV DIA
DIA is een groeiende voetbalclub. De afgelopen 10 jaar is het aantal leden verdubbeld. Hoewel de club qua leden groeit, neemt het aantal vrijwilligers af. Een groot probleem volgens Huub Kerkhof: “Ik ben begonnen als trainer bij DIA toen mijn jongste kinderen op voetbal gingen. Daarna ben ik één jaar secretaris van het bestuur geweest. Tijdens dat jaar werd mij al snel duidelijk dat er ook wat handjes misten in het uitvoerende werk. Er werd een teamindeling gemaakt voor volgend seizoen. Teams moeten ingeschreven worden bij de KNVB en dat wilde ik toen doen. Ik ben gestopt met mijn functie als secretaris om in het uitvoerende deel van de vereniging actief te zijn. Er zaten op dat moment vrijwilligers die veel te veel deden en zelf kreeg ik ook steeds meer taken.” Zo organiseerde Huub wedstrijden in coronatijden, beheerde hij de trainingsmaterialen, hield zich bezig met ledenadministratie en tuchtzaken. “Ik kwam ook op een punt dat het te veel werd.”
Verenigingsmanager
“Ik ben diegene die alles coördineert, zorgt dat verschillende commissies samenwerken en die op de hoogte houdt van wat er allemaal gebeurt. De belangrijkste taken zijn dat we zorgen voor meer vrijwilligers bij de club en dat de exploitatie groeit. We hebben een prachtig complex wat een groot deel van de tijd niet gebruikt wordt.”
Plan
Het bestuur merkte al langer dat de druk op de organisatie, door het afnemende aantal vrijwilligers en toenemend aantal leden, de vereniging zou gaan opbreken. Daarom werd er gekeken naar een oplossing. De verenigingsmanager was daarbinnen een optie welke serieus overwogen kon worden. De vrijwilligerscommissie had een enquête uitgezet onder haar leden. Met de vraag of DIA nog steeds vrijwilligers via intrinsieke motivatie (vanuit jezelf) wilt stimuleren of gaat DIA vrijwilligers afkopen (vergelijkbaar met hockey- en tennisclubs). Uit de enquête kwam naar boven dat de meerderheid op basis van intrinsieke motivatie iets wilde doen voor de club. Hierop heeft Huub een plan geschreven waarin hij aangaf het vrijwilligerswerk niet naast zijn huidige baan te kunnen doen. “Het lukte niet om extra vrijwilligers te krijgen en als vrijwilligers iets willen doen, is er niemand die dit coördineert, hen opvangt en inwerkt.”
Vrijwilligers
Door het stijgende ledenaantal en het dalende aantal vrijwilligers bij de club is er een nieuw probleem ontstaan. Hoe wil Huub Kerkhof dit oplossen? “Dat is niet van vandaag op morgen geregeld. Het begint met een gesprek met de huidige vrijwilligers: waar word je blij van en waarvan niet? Zo krijgen we inzicht in waar vrijwilligers tegenaanlopen en kunnen we de taken voor vrijwilligers gemakkelijker maken.” Volgens Huub zit dat vaak in de kleine dingen. Zo had DIA een ballenpomp en daar braken regelmatig de naalden van af. Nu test DIA een nieuwe ballenpompmachine: “Je ziet dat het veel oplevert.”
Werven
Om leden te werven werkt DIA met Taakie (www.taakie.nl). “Op dit moment hebben wij een vacature openstaan voor een bestuursfunctie en dat klinkt voor de meeste mensen als iets groots. Je ziet dat veel mensen daarom niet solliciteren.” Met Taakie geven de leden aan wat ze leuk vinden om te doen voor de club. “De volgende stap is om kleine taakjes te maken. Dus geen bestuurskamerdienst, maar eerder kun je gastvrouw zijn op een zaterdag van 9 tot 12 uur.” Waardering uitspreken naar vrijwilligers vinden wij belangrijk. Zo stuurt DIA een kaartje op verjaardagen van vrijwilligers. “Je ziet dat vrijwilligers er blij van worden als ze worden gezien.” Concludeert Huub.
Voorzitter
Naast Huub Kerkhof is de voorzitter van RKVV DIA, Edwin Provoost, ook bevraagd naar de keuze voor een verengingsmanager. Net als Huub zag hij dat het aantal leden toenam, maar dat het aantal vrijwilligers steeds verder afnam. Aan de leden is toen de vraag gesteld; willen we vrijwilligers betalen of moeten mensen vanuit intrinsieke motivatie iets doen voor de club? Een meerderheid vond dat dit moest blijven komen vanuit intrinsieke motivatie, maar ondanks deze uitkomst leverde dat geen nieuwe vrijwilligers op. Edwin geeft zelf aan dat als hij in dit proces iets anders had gedaan dan was het wel door ‘de boel te laten klappen’. Uiteindelijk voelt dezelfde club mensen zich verantwoordelijk om alles door te laten gaan maar zo voelen leden de pijn niet van het gebrek aan vrijwilligers. Uiteindelijk ontstond het idee bij het bestuur om met een verenigingsmanager aan de slag te gaan. Niet lang daarna bood Huub Kerkhof zichzelf aan met een plan. Edwin geeft aan dat dit wel echt een luxepositie was; iemand als Huub binnen je club met een plan. Ondanks dat Huub een bekende was binnen de vereniging zijn er duidelijke afspraken gemaakt. Belangrijk hierin is zeker ook wat de inzet van de verenigingsmanager oplevert voor de gehele club. Van bestuur, vrijwilligers tot aan leden.
Heden
Sinds de inzet van Huub krijgt DIA meer grip op nieuwe vrijwilligers en dit komt volgens Edwin voornamelijk doordat er sneller en blijvende opvolging gegeven kan worden. Alles is organisatorisch beter geregeld waardoor mensen duurzaam aan de club verbonden blijven. Daarnaast merken hij en andere bestuursleden ook dat er nu tijd is om te besturen i.p.v. brandjes te blussen en dagelijkse dingen te regelen. Zijn advies voor clubs die ook met dit idee spelen; creëer draagvlak binnen je club. Doe onderzoek en stel een plan op als je hiermee aan de slag wil. Blijf ook na de implementatie betrokken en maak het resultaat inzichtelijk voor jou als bestuurder, maar zeker ook voor de club.
